O Estado de São Paulo - 17.04.08

Empresas adotam ''dias sem e-mail''

Intenção é medir produtividade e também estimular contato pessoal no ambiente de trabalho

Alice Wignall, The Guardian

Londres - Quando me sugeriram passar um dia sem usar e-mails, minha resposta foi: "você está brincando!" Mas minha expressão alarmada tinha uma razão: ler e-mails é a primeira coisa que faço pela manhã, e repito constantemente até dormir.

Mas empresas na Europa e nos Estados Unidos instituíram os "dias sem e-mail", segundo elas em benefício de seus empregados. A empresa de tecnologia Intel adotou a medida recentemente, após seu presidente Paul Otellini criticar os empregados que "trabalhavam a duas baias de distância e conversavam por e-mail em vez de levantarem-se". Outras organizações utilizam o "dia sem e-mail" para medir a influência sobre a produtividade.

Um estudo das universidades de Glasgow e Paisley concluíram que um terço dos usuários de e-mail se sentem estressados com a quantidade de mensagens que recebem.

"O verdadeiro problema é a checagem constante", diz Penny Johnson, pesquisadora de stress no trabalho da Universidade de Sunderland. "Ela leva à hiper vigilância e interfere com o resto do trabalho. Deve haver momentos para deixar o e-mail de lado."

Com isso em mente, fiz a experiência de ficar um dia sem e-mail. Uma série de acontecimentos me fez passar o dia atrás do telefone de 200 pessoas para pedir a mesma informação, enquanto um e-mail coletivo teria sido bem mais prático. A primeira lição foi de que o e-mail pode ser realmente útil. Entretanto, a idéia de que eu podia simplesmente ignorar todas aquelas mensagens que chegavam até o dia seguinte era adorável. A segunda lição era de que realmente era bom "desligar" um pouco.

Paul Otellini, CEO da Intel, defende que diminuir a quantidade de e-mails torna o executivo mais comunicativo com seus colegas. E conversar com pessoas sobre assuntos de trabalho aumenta a sensação de produtividade. Há um outro lado a se observar, no entanto. Enquanto olhar e-mails diminui o ritmo de trabalho, a atividade pode servir para cobrir um espaço de "bloqueio", enquanto não há nada que se possa fazer.

Johnson diz que olhar mensagens duas vezes ao dia é o suficiente. "Como você vai conseguir priorizar tarefas se se interrompe constantemente para responder mensagens?" Não discordo.

Porém, ter de localizar todas as pessoas por telefones ou pessoalmente me fez entrar diversas vezes em uma intrincada rede de recepcionistas, telefonistas e secretárias eletrônicas. A idéia era reduzir o stress, mas devido a essas dificuldades, eu não me senti muito relaxada.

Nem quando cheguei ao escritório no dia seguinte e dei de cara com minha caixa de e-mails deixada desde o dia anterior. Um dia sem e-mail é uma maneira excelente de se afastar da loucura do dia-a-dia, mas funciona apenas quando todos na empresa adotam a medida.

BOAS MANEIRAS NO USO DO E-MAIL

Necessidade: Avalie se é realmente necessário enviar a mensagem que você pensa em escrever. Se ela for destinada a apenas uma pessoa, cogite a possibilidade de telefonar. Se a pessoa trabalha próxima a você, vá até a mesa.

Quantidade: Se você já enviou uma mensagem, segure a vontade de enviar outra perguntando ?você recebeu??. Para isso existem ferramentas de aviso de recebimento. Também evite a tecla ?Responder a Todos? quando a resposta que você vai enviar não interessa a todos os listados.

Vocabulário: Fora ao conversar com colegas próximos, escreva as palavras inteiras. Evite gíria de internet.

Conteúdo: Nunca repasse correntes, simpatias e arquivos grandes não solicitados.

http://www.estadao.com.br/estadaodehoje/20080417/not_imp158145,0.php

Jornal O Estado de São Paulo

Para mais informações clique em AJUDA no menu.